Ảnh minh họa
Cụ thể, UBND tỉnh quy định các loại văn bản ký số, không gửi văn bản giấy, gồm: Giấy mời họp, Thư mời, Giấy triệu tập họp (kèm theo tài liệu, trừ tài liệu chưa được công bố hoặc thuộc danh mục bí mật nhà nước); Báo cáo tháng, quí, 6 tháng và các báo cáo theo yêu cầu (không thuộc danh mục bí mật nhà nước); văn bản gửi các cơ quan, đơn vị để biết, để phối hợp; văn bản gửi lãnh đạo để báo cáo (các văn bản gửi báo cáo lãnh đạo tại mục “Nơi nhận”); các Chương trình, Kế hoạch không liên quan đến kinh phí, tài chính; các văn bản dự thảo để xin ý kiến, văn bản đóng góp ý kiến cho các dự thảo; lịch công tác; thông báo: giới thiệu con dấu, chữ ký, trụ sở làm việc.
Các loại văn bản còn lại áp dụng chữ ký số đồng thời văn bản giấy. Ngoài các loại văn bản áp dụng chữ ký số trên, các cơ quan, đơn vị xem xét quy định thêm các loại văn bản khác để áp dụng chữ ký số, gửi qua mạng không gửi văn bản giấy trong nội bộ cơ quan, đơn vị.
Các văn bản điện tử được ký bằng chữ ký số có giá trị pháp lý như văn bản được in ra, ký tên và đóng dấu. Các đơn vị chưa triển khai hệ thống phần mềm quản lý văn bản thực hiện gửi nhận văn bản trên hệ thống thư điện tử của tỉnh Hậu Giang.
Việc áp dụng trên nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử, đẩy mạnh cải cách hành chính, phát triển Chính phủ điện tử, chuyển từ phương thức làm việc chủ yếu dựa trên giấy sang phương thức làm việc qua mạng với văn bản điện tử